Eventbyrån PS Occasion använde Ventla som en viktig delkomponent i Grant Thorntons internkonferens

Grant Thornton har 1200 medarbetare på 24 kontor runt om i Sverige och tillhandahåller tjänster inom revision, ekonomiservice, skatt och rådgivning. Under ett år stöttar de cirka 27 000 företag och organisationer i Sverige i ekonomiska frågor.

Eventbyrån PS Occasion anlitades för att ordna en internkonferens på temat Get Together, med syfte att skapa samsyn kring företagets affärsplan samt att knyta nya kontakter. PS Occasion valde i sin tur att använda sig av Ventla i arbetet både inför, på plats och efter konferensen, för att leverera en bra och minnesvärd upplevelse till sin kund.

Lösningen i korthet:

Samordna och sprida information på ett inspirerande, smidigt och lättöverskådligt sätt till kundens alla deltagare.
Öka nätverkande med hjälp av övningar och aktiviteter direkt i appen.
Utvärdera och mäta resultat och mål med hjälp av Ventlas utvärderingsfunktioner.

Företagets behov

Grant Thornton efterfrågade en stor konferens för samtliga 1200 anställda i Sverige, vilket ställde höga krav på samordning, struktur och användarvänlighet. För att skapa ett värdefullt event som motsvarade Grant Thorntons önskningar behövde PS Occasion en lösning där de kunde:

Engagera medarbetare att utveckla sitt nätverkande och skapa nya kontakter.
Samordna och distribuera information, både gemensam och personlig, på ett lättåtkomligt och attraktivt sätt.
Skapa en gemensam kontaktyta där kollegor kan samarbeta från olika platser.
Genomföra värdefulla utvärderingar med överblickbara och lättanalyserade resultat.

Lösning

För att möta Grant Thorntons behov använde PS Occasion flera av Ventlas funktioner innan, under och efter eventet:

Ett par veckor innan avfärd började medarbetarna förbereda sig inför konferensen genom att ladda ner appen, där de välkomnades av en peppande podd.
Inför eventet kunde deltagarna välja vilka aktiviteter de ville delta i. All information kring transport, boende, gruppindelning, uppdrag och annat fanns sedan skräddarsytt för varje deltagare, samlat i appen.
På väg till konferensanläggningen fick deltagarna olika utmaningar och uppdrag i appen. De kunde även prata och uppdatera varandra mellan de olika bussarna genom att dela med sig av bilder och kommentarer i aktivitetsflödet.
Under konferensen deltog medarbetarna i olika workshops. I appen kunde de läsa instruktioner, ställa och svara på frågor, skriva anteckningar och ta del av resultat i realtid. De fick löpande pepp och instruktioner från organisatörerna genom pushnotiser.
Deltagarna fick delta i två enkäter: en på väg till konferensen där man kollade av kunskapsnivån, och en på väg hem med syfte att se hur mycket de hade utvecklats och vad de tyckte om konferensen.

Nytta & Värden

Med Ventla fick Grant Thornton en värdefull social plattform som utmanade medarbetarna att skapa nya kontakter och utveckla sitt nätverkande, samt möjliggjorde dialog på distans både innan, under och efter konferensen.

Konferensens värde ökade genom att man redan innan eventet kunde börja peppa och engagera deltagarna
– på så sätt fick de möjlighet att förbereda sig och se fram emot vad som skulle komma. Det ökade engagemanget bidrog också till kunskapsupptagningen under konferensen och att medarbetarna hade lättare att minnas vad det lärt sig efter konferensens slut.

Istället för att distribuera information i en mängd olika kanaler, som till exempel e-post, tryckt material, anslag och muntliga möten, kunde deltagarna hitta allt de behövde på ett och samma ställe och ta del av viktig, rolig och inspirerande information både innan, under och efter konferensen.

Genom att man utvärderade medarbetarnas kunskapsnivå och förväntningar inför konferensen och deras utveckling och uppfattning på väg hem, kunde man på ett enkelt och smidigt sätt mäta värdet av konferensen.

För sitt event Into the Wild vann PS Occasion Gyllene Hjulet 2019.

Läs mer här.