För att hålla ett riktigt imponerande event kan du behöva hjälp med att förmedla ditt budskap och samla in pengar från sponsorer och samarbetspartners.

Ditt jobb är att hålla ett event som kommer att ge dina sponsorer exponering, vinst och ett positivt resultat för alla inblandade.

Det innebär att organisera ett informativt och fördelaktigt event som känns värdefullt för dina deltagare och får dem intresserade av att engagera sig i din och dina sponsorers verksamhet.

Men först måste du övertyga potentiella sponsorer och samarbetspartners att vara med.

Så, hur hittar du likasinnade partners, får dem att bli entusiastiska över ditt förslag och övertygade om din förmåga att vara till nytta för dem?

 

1. Ha koll på din målgrupp

För det första, identifiera vilka som kan vara intresserade av ditt evenemang – där kan du hitta lämpliga partners. Om du till exempel håller en affärskonferens kommer din målgrupp sannolikt att vara småföretagare som vill expandera sin affär, kundbas och intäkter.

Pitcha ditt evenemang till stora, framgångsrika företag och deras experter, de kan sedan dela med sig av sin expertis om hur dina eventdeltagare kan nå sina mål – och bidra till ett lyckat event.

 

2. Nätverka, nätverka, nätverka

Du bör redan ha en uppfattning om vilka företag och varumärken som delar dina värderingar och mål. Nästa steg är att närma sig dem och ge dem ett riktigt bra erbjudande.

Säg att du arbetar med ett utbildningsevent för en intresseorganisation inom webb och IT. Du kommer att vilja kontakta IT-företag och branschorganisationer för sponsring och partnerskap, de har ofta färdiga eventkit och sponsringserbjudanden som kan vara värdefulla på ditt event.

För att nå fram till din potentiella samarbetspartner behöver du prata samma språk och vara konkret. Bygg en rapport och illustrera hur deras engagemang kommer att gynna dem.

Ge exempel på vilken nytta du förväntar dig göra för dina sponsorer. Kom ihåg att de kommer att fråga ”Vad vinner vi på det här?”. Berätta att ditt evenemangs målgrupp är deras målgrupp. Stora sponsorer kommer att få in mer affärer från dina deltagare, eftersom de blir medvetna om deras tjänster.

En stor fördel med att använda MeetApps eventapp är att du kan visa upp dina sponsorer och samarbetspartners direkt i appen, till exempel genom att ladda upp presentationer och filmer, eller annonsera med banners och pushnotiser, vilket uppmuntrar publiken att ta reda på mer om dem.

Nätverksfunktionerna som finns i appen (som exempelvis aktivitetsflödet) kommer dessutom att koppla samman deltagare och sponsorer, och främja dialog.

 

3. Den perfekta metoden

Innan du lyfter luren, var uppmärksam på dessa ”dos and don’ts” när det kommer till din pitch.

  • Öva in din inledning. Introducera dig själv och ta dig till ämnet inom 20 sekunder.
  • Kom ihåg att stora företag har sådana här samtal hela tiden, så du behöver se till att din presentation håller måttet. Ta med den största fördelen av att vara med på ditt event (detta kommer i huvudsak alltid att vara intäkter – inkludera en finansiell prognos om du har siffror).
  • Ange storleken på eventet och betona hur deras verksamhet passar in på din målgrupp. T ex: ”Vårt evenemang har garanterat 200 deltagare hittills, alla mellan 25 och 30 år – er huvudsakliga kundbas!”
  • Var tydlig med vad du ber om. Det behöver inte vara pengar – du kan fråga om de är intresserade av att bidra med talare, lokal, catering m.m.
  • Med smicker kommer man långt! Berätta för dem att du behöver deras expertis och hjälp, och att utan dem kommer ditt event inte bli hälften så stort.
  • Om du inte får ett tydligt svar, skicka din förfrågan i ett mail. Inkludera alla dina USP:ar och följ upp inom några dagar.
  • Om du har haft framgångsrika event innan, berätta om dem! Inkludera hur tidigare sponsorer har gynnats av att vara med.

 

4. Lyft fram sponsorerna under eventet

Som vi sade tidigare, försäkra dina sponsorer om att de kommer att lyftas fram digitalt via MeetApp i alla deltagares telefoner. Utöver det kommer här några tips kring hur du visar upp dina sponsorer under själva eventet:

  • Tillägna en del av eventet till varje sponsor – låt exempelvis namnet på ett seminarium följas av ”sponsrat av …”
  • Placera eventbanners med alla sponsorers logotyper runt lokalen, speciellt som bakgrund på scenen.
  • Ha med sponsorernas logotyp på allt marknadsföringsmaterial/annonser/broschyrer m.m.
  • Placera deras marknadsföringsmaterial på bord och andra ytor i lokalen.
  • Inkludera en del av deras reklammaterial och donerade produkter ”goodie bags” till eventdeltagarna.

Genom att följa dessa steg kommer du att locka prestigefyllda sponsorer till ditt event och därigenom öka dina intäkter. Ju högre kvalitet dina sponsorer har, desto större värde kan du ge till dina deltagare – och i slutändan öka din egen ROI.

 

Fördelar med en eventapp:

  • Lyft fram dina sponsorer och samarbetspartners direkt i appen
  • Ladda upp presentationer och filmer
  • Annonsera med banners
  • Skicka pushnotiser till deltagarna
  • Låt sponsorer och deltagare nätverka genom dialogfunktioner och i aktivitetsflödet