Hur Ventlas app för event skapar eventsuccé hela vägen (30 kunder berättar)

Möjligheterna med en app för event är många. Med alla funktioner sätter oftast fantasin gränserna. 

Ventlas kunder använder givetvis Ventlas eventplattform. ????

Vi samlade trettio kunder för att höra hur de gör för att skapa eventsuccé – före, under och efter sina events.

Se artikeln som en praktisk guide – oavsett om du vill använd en plattform för ditt digitala event, hybridevent eller din konferens.

Så här ökar du engagemanget innan ditt event

Ju mer dina deltagare använder appen, desto mer aktiva och förberedda kommer de att vara under ditt event.

Detta ökar dina chanser att nå mål, skapa ett lyckat event med glada deltagare och få värde för allas tid och investering.

Låt oss gå igenom de tre viktigaste delarna: informera, engagera, och nätverka.

Vi börjar med att visa hur en eventapp löser pusselbitarna före eventet du planerar.

En deltagare sa:

Uppdatera alla innan ditt event kör igång

Innan ditt event behöver du informera dina deltagare. Plats, tidsplanering, talare, det finns en stor mängd information att kommunicera ut.

Med en eventapp är deltagarlistan samlad från start med smarta funktioner som ger dina deltagare bättre koll.

1. Förbered dina deltagare

Gör dina deltagare redo för eventet med förberedande uppgifter.

Skicka inläsningsmaterial, saker att göra eller läsa på innan konferensen eller uppgifter som rör en viss programpunkt.

Skicka ut videos att titta på, PDF-filer att läsa, enkäter att utföra eller ett uppdrag som deltagarna gör direkt i eventappen.

2. Håll deltagarna uppdaterade

Med appen informerar du om både program, händelser och var de hittar viktig information.

Och med pushnotiser får de informationen i realtid.

3. Personlig information

Under Min Information hittar deltagaren personlig information som specialkost, flygbiljett, bordsplacering under middagen och deras workshopgrupp.

Informationen är deltagarnas val i eventregistreringen och från arrangören som lagt in det i appen.

4. Segmentera din information

Gör eventupplevelsen mer personlig genom att segmentera dina deltagare.

Detta gör att du kan skicka ut specifik information till olika grupper, till exempel information till de som flyger och de som anländer med tåg.

Tips för bättre tillgänglighet

Glöm inte de internationella riktlinjerna för tillgänglighet, WCAG, när du håller ditt event. Och välj en eventapp som stödjer det.

Med WCAG kan alla deltagare ta del av innehållet i ditt event med funktioner som text-to-voice, anpassning av textstorlek och andra tillgänglighetsanpassningar för att möta WCAG 2.0 standarderna.

Höj upplevelsen före ditt event

Vad är ett event utan engagerade deltagare?

Använd eventappen redan innan start för att peppa och göra dina deltagare redo.

Och inte minst, håll ditt varumärke top of mind för att förstärka engagemanget när ditt event väl börjar.

1. Peppa innan alla möts

Posta bilder bakom kulisserna i aktivitetsflödet och peppa deltagarna redan innan eventet börjat.

Du kan även skicka personliga videohälsningar från VD, organisatörer, talare, sponsorer eller partners.

2. Förbered deltagarnas engagemang

Peppa med tävlingar som driver deltagarna mot eventets mål.

Till exempel att deltagare ska fylla i sin profil, ta en selfie och presentera sig i aktivitetsflödet inför ett nätverksevent.

Låt bästa presentationen eller inlägget med flest likes vinna.

Bara fantasin sätter gränserna.

Du kan också ha en timer som räknar ner inför eventet, eller hjälpa dina deltagare komma i rätt stämning med riktade pushmeddelanden.

Till exempel med ”dagens fråga” i appen som ställer tankeväckande och motiverande frågor i ditt events tema.

3. Kolla deltagarkunskap

Förstå var deltagarnas kunskap ligger med en inför eventet-enkät.

Eller samla inspiration från deltagarna gällande önskat programinnehåll, tema eller förbättringar från tidigare år.

4. Låt spelet börja

Informera om hur gamification fungerar och sätt upp en tävling som främjar användandet av appen.

Tips för att ge på plats-känslan

Du kan inte bara streama varsomhelst med en eventplattform. Du kan även integrera flera olika strömmar och kanaler samtidigt.

Appen gör det möjligt för alla deltagare att se varandra och presentationen i realtid.

Detta ger känslan av att vara på plats.

Du kan också integrera andra plattformar som Microsoft Teams och Zoom för breakout-sessioner där deltagarna kan ta samtalet vidare.

Förbered interaktionerna

Kunskap i all ära. Men kontakten till andra människor är alltid den viktigaste delen i ett event.

Med en eventapp hjälper du dina deltagare bryta isen redan innan eventdagen.

Och ja, med en eventapp vågar även de blygaste komma till tals.

1. Förbered enkelheten i att knyta kontakt

Förbättra nätverkandet genom att förpopulera deltagarlistan med aktiva profiler.

Detta gör att deltagarna kan börja använda alla funktioner och chatta med varandra från eventets start.

2. Hjälp deltagare nätverka

Främja kommunikation och nätverkande mellan deltagarna med deltagarfunktionen.

Och glöm inte att informera och påminna med pushnotifikationer.

3. Förstärk effekten av mötet

Uppmuntra deltagarna att söka upp varandra i deltagarlistan och boka möten i förväg.

Det gör det enkelt att chatta direkt i appen, favoritmarkera kontakterna och spara kontaktuppgifterna med ett klick.

Tips som låter alla delta

Med en eventplattform med både eventapp och web gör du events på plats till hybridevent med några klick.

Och då kan alla vara med – oavsett om de är på en spårvagn i Göteborg, på kontoret i San Diego eller hemma vid datorn.

Tänk på plattformen som din hemmabas.

Allt ska cirkulera tillbaka till din app, som aktiviteter, diskussioner, resurser, dagordningar, kompletterande material med mera.

Skapa ett mini-universum, en digital mötesplats för dina deltagare, oavsett hur de deltar.

Med interaktion skapar du succé under eventet

Eventet är i gång och dina deltagare är på plats, fysiskt, digitalt eller hybrid. Här är syftet med eventet viktigt:

Vad är ditt mål och hur når ni dit på bästa sätt?

Med aktiviteter som driver användandet av appen mot dina mål skapar du lyckade events.

Och med engagerande funktioner blir det lätt som en plätt.

Du ser också till att alla deltagare har kul på vägen.

En deltagare sa:

Ett informationsflöde i realtid

För att hålla dina deltagare uppdaterade i vad som händer i realtid,  ändringar och planering gör en eventapp det möjligt.

Som bonus kan du skippa papper.

Tack, säger miljön.

1. Pusha viktig information

Håll deltagarna uppdaterade om vad som händer. Använd pushnotiser för att informera om sista minuten-ändringar, programpunkter och annat viktigt.

2. Spara på träden

Glöm papper och tryckt information. Med all information ett knapptryck bort i appen kan du spara på naturen.

3. Anteckna aha-ögonblick

Uppmuntra deltagarna att anteckna direkt i appen. De har då ett samlat ställe för sina tankar de enkelt kommer tillbaka till – även efter eventet.

Och med ett knapptryck kan dina deltagarna exportera och dela sina anteckningar.

4. Dela relevant material

Skicka länkar till referensmaterial som ämnet handlar om. Länka mellan programpunkter och relevanta informationspunkter, som till exempel information om talare.

Höj upplevelsen när eventet är igång

Under eventet är engagemanget kanske en av dina allra viktigaste punkter.

Och med funktioner som push-notifikationer, frågeställningar och gamification i en eventapp sker det nästan helt automatiskt.

1. Se vad som fungerar (och inte)

Samla in feedback direkt i programpunkten för att utvärdera programpunkter och talare.

Du kan även skicka ut en push direkt efter en session som påminner medan upplevelsen är färsk i minnet.

2. Ställ tankeväckande frågor

Kolla kunskapsnivån och kom i stämning med mentometerfrågor. Med denna funktion engagerar du även under ett föredrag, seminarium eller workshop.

3. Fråga talaren

Låt deltagarna ställa frågor till talarna anonymt. Talaren eller moderatorn väljer vilka frågor som ska visas och besvaras.

Just anonymiteten gör att du kommer få fler och mer spännande frågor än vanligt.

4. Fördjupa diskussionerna

Visa deltagares frågor och feedback som stapeldiagram eller ordmoln på storskärm för att främja djupa diskussioner.

5. Peppa med push

Skicka peppande pushar om när nästa programpunkt börjar, vad som serveras till fikat, roliga tävlingar eller var AW:n är.

Bara din fantasi sätter gränsen.

Tips för att uppdatera dina deltagare

Engagera och uppmärksamma deltagarna på allt som händer med hjälp av pushnotiser – innan, under och efter ert event.

Det är extra viktigt att alla deltagare hänger med på vad som händer i ditt event och då är pushnotiser ett oslagbart verktyg.

Nätverka under

Hur kan en eventapp uppmuntra deltagare att nätverka?

Under eventet vill du hålla uppe energin med spännande aktiviteter som aktiverar och underlättar kontakt.

Ventlas användare har tre effektiva sätt.

1. Mingeltävling

Håll en mingeltävling med pushnotiser.

Ge incitament att nätverka genom att skicka ut uppdrag som till exempel ”hitta en person som du har ett gemensamt intresse med”, ”favoritmarkera varandra i eventappen och lägg till kontaktuppgifterna i din telefonbok” eller liknande.

2. Nätverkstävling

Skapa en nätverkstävling direkt i aktivitetsflödet.

Utmana med push, be deltagarna hitta en person de inte har träffat tidigare, posta en bild tillsammans och berätta en rolig fakta om personen eller någonting kul ni har gemensamt.

Använd gamificationfunktionen med extra poäng för bildinlägg i aktivitetsflödet och se bilderna flöda in.

3. Teambuilding

Dela in dina deltagare i gruppen och gör grupparbeten och teambuilding-aktiviteter som tipsrunda.

Skicka ut quizfrågor med pushfunktionen som alla får svara på och låt bästa lag vinna.

Tips för att främja dialogen med interaktion

Sätt igång snacket och öka interaktiviteten. Den stora nyckeln till deltagarengagemang är att främja dialog och interaktion.

Skicka pushnotiser med polls och omröstningar, samla in frågor och svar – eventappen är ditt perfekta verktyg för gamification.

Du kan också skapa ordmoln, isbrytare och digitala nätverksaktiviteter direkt i appen.

Oavsett om de deltar på distans eller på plats låter appen alla uttrycka sina briljanta idéer.

Hur du kan göra ditt event minnesvärt

När ditt event är över har du två val: låta det vara slut eller förlänga den härliga känslan lite till.

Vi rekommenderar det senare alternativet. :)

Med en eventappen kan du låta festen fortsätta även när sista talaren sagt sista ordet.

Detta gör att du kan behålla fördelarna av nätverkande, engagemang och fortsätta ge information även efter eventet.

Låt oss utforska deltagarens sätt att använda en eventapps funktioner efter ditt event.

En deltagare sa: