Oavsett om du har vant dig vid att arrangera digitala event eller om du är nybörjare är det digitala valet inte självklart – tiden för hybridevent närmar sig med stormsteg (och snart även återgången till fysiska möten).
Så hur ska du göra för att välja rätt format? För att kunna välja vilket format som är bäst för ditt event behöver du överväga fem olika faktorer; syfte, budget, tid, storlek och geografi:
Syfte
För det första måste du överväga det slutliga målet för ditt evenemang. Är det för att främja nätverkande och relationer mellan deltagarna? Utbildning? Eller har ni ett problem som behöver lösas? Fråga dig själv varför du samlar dina deltagare. Om samarbete och teambuilding är viktigt för dig, överväga då att planera ett hybridevent där deltagarna får en bättre chans att interagera i en mer personlig miljö. Om ditt event istället består mest av föreläsningar kan en heldigital konferens vara mer lämplig. Ventla har flera funktioner som gör det enkelt för både deltagare och arrangörer att kommunicera och interagera, oavsett vilket format du väljer.
Budget
Ett digitalt event är förmodligen mer kostnadseffektivt än det hybrida formatet, så om du har en tight budget kan det vara ditt bästa val. Förutom att sänka kostnader för resor och lokaler behöver du då inte heller spendera lika mycket pengar på utrustning, skyltning, fika och annat som kommer med den fysiska komponenten. Tänk dock på att ett hybridevent fortfarande kan vara billigare än de fysiska event vi är vana vid från förr, eftersom de inte innebär att lika många människor samlas på en plats.
Tid
Om du har massor av tid att förbereda dig har du alla möjligheter att skapa ett lyckat hybridevent. Ju längre fram ditt event är planerat, desto större är dessutom chansen att en del av dina deltagare börjar känna sig mer bekväma att delta på plats. Om det skulle vara så att du börjar planera för ett fysiskt event men det visar sig att alla inte känner sig bekväma med att resa när dagen börjar närma sig är det också förhållandevis enkelt att ställa om till hybrideventet så att alla får delta på sina egna villkor. Om du å andra sidan planerar ett event med kort varsel kan det vara enklare och mindre stressigt att köra heldigitalt, då behöver du inte lägga tid på att boka lokaler, resor osv.
Storlek
Om du förväntar dig att hundratals (eller tusentals!) människor kommer att delta på ditt event kan det vara smidigt att samla alla i en digital miljö. För event med en mindre publik är det hybrida formatet toppen. Försök beräkna hur många deltagare som du tror är intresserade av att delta på plats och hur många som föredrar att vara med på distans. Beroende på dessa siffror kan du bäst välja vilken riktning ditt event tar.
Geografi
På samma sätt som frågan kring antalet deltagare är det relevant att fundera på om många av dem du bjuder in är utspridda i olika länder, om de bor i kluster eller om alla deltagare bor lokalt – om de flesta skulle behöva resa långt för att delta på plats/via en hubb kan ett digitalt event vara den smidigaste lösningen. Å andra sidan, om många av dina deltagare finns inom rimligt reseavstånd och skulle tycka om att delta på plats/via hubbar, är hybrideventet ett väldigt passande format.
Genom att tänka igenom dessa fem faktorer blir det enklare att planera ett event som bättre passar allas behov och möjligheter. Och kom ihåg att oavsett vilket format du väljer (eller om du behöver ändra plan med kort varsel) så anpassar sig Ventlas plattform enkelt till era behov så att du kan skapa ett framtångsrikt event.